Bedenke, dass der Gastgeber, wenn du ihm das erste Mal schreibst, überhaupt keine Ahnung hat, wer du bist. Die E-Mail ist also der allererste Eindruck, den er von dir erhält.
Und dieser ist ungeheuer wichtig, denn er ist ausschlaggebend für die Entscheidung des Hosts, ob er dich als Helfer für geeignet hält und ob er dich gern als Gast aufnehmen würde.
Wenn du eine freundliche, ausführliche Anfrage schreibst, verbesserst du deine Chancen auf eine positive Rückantwort. Wenn du deine Anfrage schnell dahin und ohne Enthusiasmus schreibst, riskierst du eine Ablehnung oder dass du gar keine Antwort erhältst.
In der Regel mögen Gastgeber gern Leute, die selbständig sind und gut allein klar kommen, die höflich, ehrlich und hilfsbereit sind und wissen, was sie wollen.
Du solltest dir also überlegen wie du diese Eigenschaften bei deiner ersten Kontaktaufnahme gut herüberbringst.
Wie solltest du also am besten vorgehen?
Damit erhöhst du deine Chancen, dass der Gastgeber deine Anfrage wohlwollend zur Kenntnis nimmt. Denn er merkt, dass du dir Zeit genommen und ihn sorgfältig ausgesucht hast und wirklich gern zu ihm kommen würdest.
Du solltest keine Romane schreiben und Unmengen über dich erzählen. Dafür ist ja dein Profil da. Sorge also dafür, dass es aussagekräftig ist und alle wichtigen Informationen zu dir enthält... denn Gastgeber werden es sich genau anschauen. Gastgeber erkennen an einem Profil, dessen Angaben auf dem neuesten Stand gehalten werden, einen ernsthaft motivierten Helfer. Auch Fotos oder Videos von dir unterstreichen wie motiviert du bist. Denn Bilder sagen mehr als Tausend Worte... und Videos erst!!! ;)
Du solltest mit dem Gastgeber regelmäßig in Verbindung bleiben, nachdem du mit ihm einen Aufenthalt vereinbart hast. Dies ist besonders wichtig, wenn du weit im Voraus planst. Manchmal ist man jedoch gezwungen, seine Pläne wieder zu ändern, dann sollte man dem Gastgeber so früh wie möglich Bescheid sagen und eine Absage in letzter Minute unbedingt vermeiden.